Enseignants-chercheurs, chercheurs
Tous les documents n’ont pas vocation à être conservés. Pour faire du tri, utilisez 
le tableau de gestion des documents des laboratoires
Si vous souhaitez être accompagné lors du tri et de l'archivage de vos documents, contactez le département des archives.
Quelques exemples :
| Type de document | Durée minimale de conservation | Sort final | Sources et observations |
|---|---|---|---|
| Supports de cours | 2 ans | Conservation | Instruction Education 2.2.2. Conserver 1 exemplaire. |
| Mémoires d’étudiants | 5 ans | Tri | Instruction Education 3.4. Conserver les travaux à caractère local et un échantillon de mémoires. (voir avec le Bureau des archives pour ce pourcentage). |
| Thèses | Durée d'utilité | Destruction | Un exemplaire de chaque thèse est déposé en bibliothèque universitaire. |
| Copies d’examens | 1 an | Tri |
Instruction Education 3.4. Conserver un échantillon de copies. (voir avec le Bureau des archives pour ce pourcentage). |
| Protocoles de recherche | Durée du projet + 5 ans | Conservation | |
| Cahiers de laboratoire ou de terrain | 25 ans | Conservation | Durée fixée par instruction du CNRS. |
| Bases de données | Durée du projet + 5 ans | Tri | Conserver si le contexte de production des documents est bien décrit et que les documents présentent un intérêt scientifique et/ou historique. |
| Articles, tirés à part | 5 ans | Tri | Conserver les publications des membres du laboratoire si elles ne sont pas aisément accessibles en bibliothèque. |
| Actes du colloque | 5 ans | Conservation | Conserver un exemplaire. |
Pour les unités mixtes ayant deux tutelles ou plus, le département des archives respecte l’instruction DAF-DPACI-RES-2007-002 du 15 janvier 2007 sur les archives du CNRS qui préconise un archivage selon le lieu d’implantation de l’unité. Le département des archives d’Université Paris Cité archive donc :
- les documents des laboratoires qui sont implantés dans ses bâtiments ;
- les documents des laboratoires multi-sites, avec au moins un site Université Paris Cité (sous réserve de l’accord des autres partenaires).
Pour contacter d’autres services d’archives, consultez l’annuaire des Archives de France.
Pour les archives papier
- Décrivez le contenu des boîtes à archiver dans
le fichier excel. - Renvoyez le/les fichiers au département des archives en indiquant le nombre de boîtes, leur lieu de stockage actuel et la date souhaitée du transfert.
Le département des archives ne prend que des boîtes (10/15 cm de large pour l’archivage, 60 cm maximum pour l’élimination) dont le contenu aura été décrit dans les fichiers mis à disposition.
Pour les archives électroniques
- Remplissez le fichier excel et renvoyez-le par mail au département des archives.
- Le transfert de documents se fera par :
- Dépôt sur le serveur de transfert du département des archives (depuis un ordinateur de l'université en connexion filaire ou VPN)
- Dépôt d'un fichier Zip réalisé avec 7-Zip sur FileSender (depuis un ordinateur non connecté au réseau de l'université).
Vous souhaitez éliminer des documents ? Remplissez un 
bordereau d'élimination. Sa rédaction sécurise la destruction.
