Plan d'urgence pour les archives
Le département des archives conserve près de 5,5 kilomètres linéaires de documents répartis sur 16 salles. En 2018, il s’est doté d’un plan de sauvegarde et d’urgence pour ses fonds d’archives.
Sa réalisation s’est déroulée en 3 étapes :
- Analyse des risques liés aux archives
- Détermination des archives à sauver en priorité
- Rédaction de procédures sauvegarde adaptées.
une anaylse pondérée des risques
Une analyse pondérée des risques a été menée sur les salles et les documents d’archives qu’elles contiennent. Dans un premier temps, les menaces ont été évaluées en fonction des vulnérabilités liées aux salles d’archives. Puis le département des archives a déterminé la gravité de chaque risque, en fonction de sa probabilité, de son impact et des contrôles existants.
| Indicateurs | Note max | Note | Faiblesses | Menaces | Opportunités |
| Dégâts des eaux | |||||
| Les magasins ne subissents pas d'infiltrations en cas de précipitations abondantes | 1 | 0 | Infiltrations | Augmentation de l'hygrométrie | Avoir des seaux |
| Tous les documents sont placés à 10cm au moins au-dessus du sol | 1 | 0 | Pas ceux placés sur épis fixes | Documents trempés lors d'innondation | Vider dernière tablette |
| Les mobiliers d'archives sont placés hors de portée des éventuelles pertes d'eau | 1 | 1 | |||
| Détecteurs d'eau au sol | 1 | 0 | Néant | Innondation détectée | En placer ? |
| Stockage d'urgence | 1 | 0 | Néant | Difficultés de stockage | En trouver |
| ... | |||||
| Total | 30 | 18 | |||
Cette analyse a permis de déterminer que l’université Paris Diderot dispose de salles d’archives saines et bien équipées. La direction de l’ingénierie des bâtiments (DIB), le service de sûreté et le service hygiène et sécurité accompagnent le département des archives pour limiter les risques et participent à la mise en œuvre des procédures de sauvegarde. Les documents vitaux ont également été déplacés dans les salles d’archives qui présentent le moins de risques.
La mise en place d’un plan d’urgence était une première étape pour bien conserver les archives. Il sera mis à jour régulièrement. La préservation des documents se poursuit au quotidien en déterminant le meilleur lieu de conservation pour chaque versement d’archives et en étudiant régulièrement le climat des magasins de conservation.
POUR INFO : Le métrage linéaire est l’unité de mesure des archives. Il correspond au nombre de boîtes stockées sur un rayonnage (un mètre linéaire = un mètre).
