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Gérer vos documents et données

Mettre en place des règles de nommage est essentiel pour retrouver plus facilement ses documents, partager l’information au sein d’une structure et identifier leur contenu sans avoir à les ouvrir.

Cette fiche pratique contient :

  • Les bonnes pratiques à mettre en place
  • Les éléments de nommage essentiels
  • Un exemple de règle de nommage.

PDF iconFiche pratique - Nommer ses dossiers et fichiers numériques (696.43 Ko)

Structurer son arborescence de classement est indispensable sur un serveur partagé. Cela permet de retrouver plus facilement les documents et de limiter les pertes d’informations.

Cette fiche pratique donne des conseils pour :

  • Faire un état des lieux de ses documents
  • Mettre en ordre ses documents dans un plan de classement
  • Connaître les bonnes pratiques et les pratiques à éviter.

Pour être accompagné dans la conception ou la refonte d’arborescences de classement, contactez le département des archives

PDF iconFiche pratique - Organiser ses dossiers électroniques (700.05 Ko)

PDF iconFiche pratique - Repenser son arborescence électronique (887.68 Ko)

Quotidiennement, nous recevons de très nombreux courriels sur nos messageries professionnelles, faisant ainsi face à un grand volume d'information à traiter.

Ces courriels pouvant également servir de preuve en cas de contentieux ou de litige, il est donc primordial de bien les gérer et les organiser.

 

Cette fiche pratique, basée sur l'exemple du client de messagerie Outlook, vous donne des conseils pour :

  • bien rédiger ses courriels
  • bien organiser sa messagerie, en gérant et classant les messages reçus
  • trier ses courriels

 

PDF iconFiche pratique - Organiser et gérer sa messagerie électronique (128.93 Ko)

Le plan de gestion des données, ou data management plan (DMP), est un document qui permet de décrire la façon dont les données scientifiques d’un projet de recherche seront produites, traitées, diffusées ou protégées, et archivées. 

Il sert à :

  • fiabiliser les données et faciliter leur gestion
  • anticiper et favoriser leur éventuelle diffusion

Le DMP est un livrable demandé par l'Agence nationale de la recherche pour les projets qu'elle finance , ainsi que par la Commission européenne pour les projets Horizon Europe dans le cadre de l’Open Research Data Pilot.

Pour en savoir plus et être accompagné

La Gestion électronique de documents (GED)

En moyenne, nous passons 19 % de notre temps à chercher et réunir de l’information dans le cadre de notre travail [étude du cabinet Mc Kinsey, 2012]. La gestion électronique de documents ou GED est une solution permettant d’optimiser ce temps de...