Missions
Issu de la fusion des services des archives des universités Paris Descartes et Paris Diderot, le département des archives accompagne les services de l'université dans la gestion de l'information et contribue à la constitution du patrimoine écrit de l'établissement.
Aujourd'hui rattaché à la Direction générale déléguée aux Affaires juridiques, le département des archives d'Université Paris Cité remplit les missions de collecte, de tri et de classement, de conservation intermédiaire, de communication et de valorisation des archives. Il gère l’ensemble des archives produites au sein de l’établissement : administratives, scientifiques et pédagogiques.
L’accomplissement de ces différentes missions tend à :
- améliorer la gestion des documents et données au sein de l’établissement,
- enrichir son patrimoine administratif, scientifique et historique.
La première mission du département des archives de l'université est de gérer les documents et données de l'établissement et de collecter ces derniers.
L'accompagnement des services et composantes
Cet accompagnement est très important pour aider les services et composantes à mieux gérer leurs documents et données. Il passe par le développement de formations, la rédaction de guides et de tableaux de gestion destinés aux agents et enseignants-chercheurs de l'université.
La collecte
Il s’agit d’abord de recueillir des documents auprès des différents acteurs de l’université, notamment ceux qui ne sont plus directement utiles aux services ou composantes. Cette démarche active permet d’éviter la destruction ou la perte de documents revêtant un intérêt scientifique, juridique, administratif ou historique.
Le département des archives est un service d'archives intermédiaires qui à terme, verse ses archives définitives aux Archives nationales.
Ces archives font donc l'objet d'un classement si besoin et d'un reconditionnement. Il en résulte la rédaction d'un instrument de recherche destiné aux futurs chercheurs.
Après versement, les archives sont conservées sur des rayonnages dans des salles dédiées à la conservation. Elles le sont le temps de leur fin d’utilité pour les services, avant élimination ou transfert aux Archives nationales.
Le département des archives veille à la bonne conservation des documents en assurant un contrôle de la température et de l'hygrométrie dans les magasins d'archives, en reconditionnant les documents d'archives si besoin et en les préservant des différentes causes possibles de dégradation.
La finalité d'un service d'archives est de mettre ses documents conservés à disposition des différents publics (services de l'université, chercheurs, citoyens...) dans le respect des règles de communicabilité.
Le département des archives valorise également ses fonds d'archives ou le patrimoine de l'université en participant par exemple à des expositions de documents ou aux Journées du patrimoine.
