Trier et classer

Après avoir collecté les archives, les archivistes procèdent à un classement. En effet, il faut que les documents soient classés et décrits pour être à terme communiqués.

La première étape est le tri des documents. En effet, compte tenu de la grande masse de documents produits et reçus par l’établissement, il est nécessaire d’opérer un tri entre les documents d’archives à conserver et ceux qu’il convient d’éliminer après leur durée de conservation réglementaire. Pour cela, les archivistes s'appuient sur des textes réglementaires et des règles de gestion.

La deuxième est le classement en lui-même. Il s’agit de l’opération, à la fois intellectuelle et matérielle, qui consiste à analyser et à ordonner les documents d’archives selon un plan logique, cherchant à respecter l’organisation et le fonctionnement du service qui a confié ses archives.

Il en résulte la rédaction d’un instrument de recherche (bordereau de versement, répertoire numérique détaillé), la finalité de cette démarche étant la mise à disposition des archives aux futurs utilisateurs (services versants et chercheurs).