La Gestion électronique de documents (GED)

En moyenne, nous passons 19 % de notre temps à chercher et réunir de l’information dans le cadre de notre travail [étude du cabinet Mc Kinsey, 2012]. La gestion électronique de documents ou GED est une solution permettant d’optimiser ce temps de recherche. Elle facilite l’échange d’informations au sein d’un établissement et sert à créer, partager, valider, diffuser et conserver des documents.

Lors de la conception du schéma directeur du système d’information numérique (SDSI-N), la mise en place d’une GED est ressortie comme un besoin important de l’université. Deux projets ont donc été créés pour répondre à cet enjeu :

• Projet 1 : étude sur la mise en place de la GED, qui a été finalisée en avril 2018

• Projet 2 : déploiement de l’outil (à venir)

Quels besoins à Paris Diderot ?

L’étude sur la mise en place de la GED a donné lieu à un vaste audit auprès des services centraux, composantes et personnels de recherche.
Plusieurs besoins ont fait consensus :

• Mieux partager l’information : au sein de l’université mais aussi avec les partenaires extérieurs, diffuser plus facilement l’information validée.
• Faciliter le travail collaboratif : limiter l’usage du mail, rédiger des documents de manière collaborative.
• Simplifier certaines actions comme la validation de documents.

Pour autant, l’outil devra être adapté aux besoins des différentes structures : les personnels de recherche souhaitent un outil souple et très simple, alors que les services centraux et composantes veulent davantage de cadrage, avec le développement de processus guidés (workflows), de règles de nommages ou d’arborescences bien structurées.

Et après ?

Il s’agit d'un projet structurant pour l’établissement, car tous les personnels seront potentiellement amenés à utiliser la GED. La mise en place sera donc étudiée dans le cadre du nouvel établissement. Paris Descartes utilise déjà l’outil Nuxeo.

Contacts

Pour en savoir davantage sur le projet, contactez :

• Emilie Carlier (DSI) - emilie.carlier@univ-paris-diderot.fr
• Magalie Moysan (Bureau des archives) - magalie.moysan@univ-paris-diderot.fr

L’étude a été menée de manière transversale avec la participation de : Katie Daguzé (Bureau des archives), Félicien Lacan (Direction du Pilotage et des Etudes), Pascal Maury (DSI), Michel Petitjean (Laboratoire MTI), Christophe Pion (SCD), Mathieu Renversade (Direction de la Communication), Nathalie Reymonet (DRIVE), Alexandre Roulois (Laboratoire de linguistique formelle), Laurence Verpraet (SCRIPT) et Ronan Ysebaert (Laboratoire RIATE).